Uma das medidas de controle da pandemia do COVID-19 foi trabalhar de casa. Como o conceito era novo no início, a maioria das organizações dividiu sua força de trabalho. Uma equipe foi autorizada a trabalhar em casa enquanto as outras permaneceram no escritório. O objetivo era ajudar a conter a propagação do coronavírus. No entanto, esse arranjo de trabalho trouxe desde então uma era de trabalho híbrido.
À medida que a economia global começa a se recuperar, as pessoas estão voltando lentamente ao seu modo de vida pré-pandemia. Os funcionários estão voltando para o escritório.
No entanto, algumas empresas ainda estão aderindo ao trabalho remoto, principalmente a configuração híbrida, pois provou ser mais eficiente.
O que é trabalho híbrido?
O trabalho híbrido é um estilo de trabalho que inclui funcionários que trabalham remotamente e outros no escritório. Existem diferentes tipos de trabalho híbrido que você pode implementar em sua organização. Eles incluem:
- Modelo de semana dividida – é onde os trabalhadores trabalham no escritório em alguns dias da semana e trabalham remotamente nos dias restantes.
- Modelo semana a semana – Envolve alternar entre trabalhar no escritório e remotamente semanalmente.
- Modelo At-will – Não requer agendamento. Os trabalhadores vão ao escritório quando querem ou quando precisam participar de reuniões no local.
- Office-first, remoto permitido – Nesta configuração, os funcionários trabalham principalmente no escritório. No entanto, existem empregadores autorizados a trabalhar remotamente.
Como resultado do modelo de trabalho híbrido, há um aumento no uso de softwares que estimulam a produtividade, como as plataformas de adoção digital. Então, o que é uma plataforma de adoção digital ? É um software que permite aos usuários aprender o aplicativo através da integração com outros aplicativos. Ele oferece orientação no aplicativo, como dicas inteligentes, listas de tarefas, menus de autoajuda e orientações, para ensinar aos usuários todos os aspectos de um aplicativo. O uso de ferramentas como essa ajuda as empresas a gerenciar bem os fluxos de trabalho.
Continue lendo para saber como você pode criar fluxos de trabalho suaves em uma configuração híbrida.
- Estabeleça expectativas e metas claras
O fluxo de trabalho híbrido significa que você não verá outros funcionários diariamente. Como os funcionários trabalham em locais diferentes, há uma chance de você não estar na mesma página que os outros. Portanto, é importante definir metas e expectativas claras.
Ter metas e expectativas permitirá que todos saibam para o que estão trabalhando e quais são suas responsabilidades.
Além disso, delinear as expectativas destaca questões essenciais, como:
- A qualidade do trabalho que se espera de você
- A quantidade de tempo que você tem para concluir o trabalho
- As pessoas que você pode contatar se houver algum problema
Os funcionários planejarão seu tempo para atender às expectativas, enquanto a gerência terá facilidade para acompanhar o andamento dos projetos em andamento. Como resultado, não haverá diferença entre trabalhar remotamente e ir ao escritório em termos de desempenho.
Além disso, você pode categorizar seus objetivos para uma melhor programação. Por exemplo, você pode ter as seguintes categorias:
- Metas semanais
- Metas mensais
- Metas anuais
- Certifique-se de que você tenha uma comunicação aberta e frequente
A comunicação é essencial ao trabalhar com outras pessoas, seja no mesmo local ou em outro local. Aumenta o espírito de colaboração e cooperação.
Por meio da comunicação, você conhece as opiniões e sugestões dos outros, que são essenciais em uma organização. Opiniões e sugestões informam o que requer mudanças e também permitem que você encontre soluções.
Quando se trata de trabalho híbrido, a comunicação é fundamental pelos seguintes motivos:
- Isso evita que os funcionários que trabalham remotamente se sintam excluídos e desconectados.
- Facilita o brainstorming entre os membros da equipe, quer eles trabalhem no escritório ou em outro lugar.
- Ele aprimora a funcionalidade de um calendário de grupo compartilhado, onde você indica em quais dias trabalhará no escritório e quando trabalhará remotamente. Assim, a visibilidade é melhorada.
- Os trabalhadores podem trabalhar nos mesmos projetos apesar de estarem em locais separados.
- Fornecer aos trabalhadores as ferramentas necessárias
Os funcionários devem ter acesso a algumas ferramentas para funcionar conforme o esperado em uma configuração híbrida , incluindo:
- Wi-Fi para conectividade com pessoas em locais diferentes
- Computadores (Será um desafio trabalhar apenas com um smartphone ou tablet.)
- Webcams para reuniões (você pode ter duas webcams se tiver uma reunião que exija apresentações em um quadro branco. Uma mostra seu rosto e a outra mostra o quadro branco.)
- Fones de ouvido
Além do e-mail, você precisa de uma plataforma onde os funcionários possam se comunicar facilmente. Essa plataforma criará uma sala onde as soluções podem ser discutidas e as estratégias podem ser usadas para ajudar sua organização a crescer. Para que isso seja alcançado, seu aplicativo de comunicação deve ter os seguintes recursos:
- Bate-papos de texto
- Chamadas de áudio
- Chamada de Vídeo
- Salas de conversa
- Compartilhamento de documentos e outros
Com essas ferramentas, será mais simples acompanhar o desempenho, não importa onde os funcionários estejam.
- Promover a inclusão entre os membros da equipe
Às vezes, trabalhar em locais diferentes pode causar divisão. Isso ocorre porque os funcionários do escritório podem presumir que trabalham mais do que aqueles que trabalham remotamente. Em consequência, eles podem se considerar mais importantes. Por outro lado, quem trabalha remotamente se sentirá desvalorizado e desmotivado, o que provavelmente afetará sua produtividade e a produção da empresa em geral.
Para evitar esses problemas, você precisa promover a inclusão. Aqui estão algumas maneiras de fazer isso:
- Você pode optar por fazer suas reuniões por meio de plataformas online, como o Zoom.
- Se você é o gerente, verifique com os membros de sua equipe de tempos em tempos para evitar uma cultura ‘eles e nós’.
- Tenha turnos para trabalhar remotamente e no escritório simultaneamente.
- Planeje eventos que unam todos
Devido à diferença de locais de trabalho, alguns funcionários podem não se conhecer, o que dificulta a promoção da coordenação no trabalho. Para resolver esse problema, organize eventos onde todos os membros da equipe possam se reunir.
Por exemplo, você pode planejar eventos de formação de equipe onde os membros da equipe podem interagir e se conhecer. Dar a todos a oportunidade de socializar levará à unidade, harmonia e moral aumentada, promoverá a colaboração e melhorará a produtividade.
Além de incentivá-los a interagir, você pode recompensar os funcionários que fizeram contribuições significativas ou mostraram grandes melhorias.
Empacotando
A pandemia do COVID-19 trouxe grandes mudanças. Entre eles estava o trabalho híbrido. É um modelo de trabalho que se mostrou não apenas eficaz para aumentar a produtividade, mas também popular entre os funcionários que valorizam o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
No entanto, para que essa configuração funcione, você deve saber gerenciar fluxos de trabalho. Afinal, é apenas com fluxos de trabalho suaves que você pode fortalecer a comunicação e obter maior eficiência.