A importância do gerenciamento eletrônico de documentos (EDM) nos negócios não pode ser ignorada, pois é um fator-chave de desempenho quando integrado às operações diárias e aos planos de longo prazo de uma organização. A EDM tem um papel importante a desempenhar na ambição de qualquer empresa de se comunicar mais rapidamente e trabalhar com mais eficiência em qualquer lugar, a qualquer hora e em vários dispositivos diferentes.
O gerenciamento eletrônico de documentos economiza tempo e reduz custos
Uma das principais vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos (EDM) é que ele economiza tempo. Reduz a necessidade de manuseio manual de documentos em papel, o que muitas vezes exige que os funcionários gastem tempo localizando informações ou procurando documentos específicos em arquivos. Os documentos eletrônicos são instantaneamente acessíveis por meio de computadores ou dispositivos móveis. Então, onde quer que você esteja e a qualquer hora, você sempre pode acessar seus arquivos, se necessário.
A EDM ajuda a reduzir as despesas porque elimina a necessidade de equipamentos e suprimentos de impressão caros, como papel, cartuchos de toner e cartuchos de tinta. Os documentos eletrônicos também são mais fáceis de acessar do que os arquivos em papel, reduzindo o tempo gasto na busca de informações.
O gerenciamento eletrônico de documentos aumenta a produtividade
EDM é uma parte importante de um negócio. Reduz o tempo gasto na busca de arquivos e aumenta a produtividade. A sua utilização permite-lhe organizar os seus documentos de forma sistemática, para que os possa encontrar facilmente. Há muitas maneiras de usar o gerenciamento eletrônico de documentos. Uma das mais populares é armazenar seus documentos em um servidor, onde ficam acessíveis a quem precisar deles. Isso significa que, se alguém precisar acessar um arquivo, não precisará ligar para outra pessoa para solicitá-lo. Tudo o que ele precisa fazer é entrar em sua conta e obtê-lo ele mesmo.
Isso também significa que, se alguém precisar fazer alterações em um arquivo existente, poderá fazê-lo sem precisar pedir permissão a outra pessoa primeiro. Basta modificá-lo e enviá-lo de volta com todos os outros arquivos no servidor. O EDM também é útil como sistema de backup para todos os seus dados importantes. Se algo acontecer, como uma pane no computador ou um incêndio, todos os seus documentos estarão seguros porque eles terão um backup em outro lugar. A gestão eletrônica de documentos também pode ser utilizada como método alternativo de compartilhamento de informações entre os colaboradores da sua empresa.
O gerenciamento eletrônico de documentos aumenta a segurança
O objetivo do EDM é aumentar a eficiência, melhorar a comunicação e reduzir custos. Além desses benefícios, o GED desempenha um papel muito importante no fortalecimento da segurança de sua organização. O GED oferece várias vantagens na hora de proteger os dados confidenciais da sua empresa:
- Permite controlar melhor o acesso às informações. Quando os funcionários usam pastas físicas ou cópias impressas de documentos, sempre há o risco de alguém colocar as mãos em informações confidenciais sem permissão.
- Com o EDM, você pode definir permissões que permitem ou limitam o acesso a determinados arquivos. Assim, você pode impedir o acesso não autorizado ou roubo, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados arquivos.
O gerenciamento eletrônico de documentos é facilmente acessível
O gerenciamento eletrônico de documentos é facilmente acessível. Ele permite que o usuário tenha total controle de seus arquivos e documentos. Os documentos são armazenados em um servidor e podem ser visualizados em qualquer dispositivo com acesso à Internet. O EDM permite que os usuários colaborem nos mesmos documentos ao mesmo tempo. Facilita o compartilhamento de informações com pessoas que não estão necessariamente em seu escritório ou mesmo do outro lado da cidade. Isso economiza tempo e dinheiro gastos em viagens para reuniões ou conferências em que você discute negócios apenas por um curto período de tempo.
O gerenciamento eletrônico de documentos é bom para o meio ambiente
O gerenciamento eletrônico de documentos é bom para o meio ambiente. As florestas do planeta estão sendo esgotadas em um ritmo alarmante. O papel e o cartão constituem uma parte significativa dos resíduos que produzimos e a reciclagem nem sempre é possível para todos os produtos de papel. Embora possa parecer insignificante, produzir documentos eletronicamente tem um impacto real em nosso meio ambiente:
- Isso economiza árvores : quando você imprime um documento em papel, você usa a polpa de papel que vem das árvores. São necessárias cerca de 15 árvores para produzir papel suficiente para imprimir um único livro. Se você imprimir seus documentos pessoais em casa, poderá economizar tempo facilmente fazendo-os eletronicamente em vez de imprimi-los em papel.
- Isso economiza energia : imprimir documentos consome eletricidade, o que pode ser caro se você usar impressoras constantemente em seu escritório ou espaço de trabalho doméstico. O uso de um sistema EDM permite economizar energia, eliminando a necessidade de impressoras e cartuchos de toner.